Quando pergunto a um empresário quanto ele tirou da empresa no mês passado, a resposta mais comum é “depende”. Depende do que sobrou, do que precisou, do que o caixa permitiu. É uma resposta honesta. E é a raiz de quase todos os outros problemas de medida que vemos.
Dois nomes para duas coisas diferentes
Pró-labore é o salário do sócio que trabalha na empresa. Tem valor definido, incide contribuição previdenciária e imposto de renda, e é despesa da empresa como qualquer salário. Distribuição de lucro é a parte do resultado que sobra depois de todas as despesas, inclusive o pró-labore, e que os sócios decidem retirar. Em geral não é tributada na pessoa física, desde que haja lucro apurado para distribuir.
A diferença não é só fiscal. É de natureza. O pró-labore remunera o trabalho. O lucro remunera o capital e o risco. Quando os dois se misturam numa retirada só, “conforme a necessidade”, a empresa deixa de saber quanto custa o trabalho do dono e quanto ela realmente gera.
O que a mistura esconde
Primeiro, esconde o lucro verdadeiro. Se o dono tirou R$ 15 mil num mês bom e R$ 4 mil num mês ruim, o resultado contábil daqueles meses não diz nada sobre a empresa. Diz sobre o caixa do dono.
Segundo, esconde o custo real da operação. Uma empresa que “dá lucro” porque o dono trabalha doze horas por dia e tira pouco não dá lucro. Dá emprego mal pago ao dono. Com pró-labore fixo e de mercado, o número conta a verdade.
Terceiro, cria risco. Distribuir lucro sem lucro apurado é o tipo de prática que o fisco olha de perto, e que pode ser recaracterizada como pró-labore, com os tributos devidos.
A primeira medida
Definir um valor fixo de pró-labore, com dia certo, compatível com o que a função valeria se fosse ocupada por outra pessoa. Pagar esse valor todo mês, no bom e no ruim. E fazer a distribuição de lucro separada, com base no resultado apurado, em períodos definidos: trimestral ou semestral costuma funcionar.
Junto com isso, fechar a porta que mais vaza: despesa pessoal pelo caixa da empresa. Escola, carro, cartão, viagem. Cada uma que passa pela conta da empresa distorce o resultado e mistura dois patrimônios que precisam estar separados, inclusive para proteção.
Por que é a primeira
Porque todas as outras medidas dependem dela. Não dá para saber a margem sem saber o custo do trabalho do dono. Não dá para simular regime tributário com um resultado que oscila conforme a retirada. Não dá para planejar sucessão quando o patrimônio da família e o da empresa são o mesmo saldo.
No nosso diagnóstico, esse é o primeiro dos cinco eixos. Não por acaso. É onde a maioria das empresas pontua mais baixo, e é onde a correção é mais simples e mais rápida. Um valor, uma data, uma regra. A partir daí, o número passa a contar a verdade.